리스크 관리와 보고 절차

자동차 부품 개발을 진행함에 있어 보고 절차가 수립되어 있지 않다면 어떻게 될까요?

모르긴 몰라도 보고 시기를 놓치거나 결정권자 아닌 상대에게 보고하여 일정을 계속 지연시키는 일이 발생할 수 있을 것입니다. 

프로젝트 보고 절차

MDT 회의 결과 및 개발진행현황이 경영진에 정기 보고되어야 한다고 이미 기술한 바 있습니다. 보고되어야 함은 물론, 경영진의 피드백도 필요한 사항입니다. 이러한 정기 보고 외에도 부품 개발 시 반드시 함께 갖추어야 할 프로세스가 있는데 그것을 위험도별 보고 절차인 에스컬레이션 프로세스 (Escalation Process)라고 합니다.

 

에스컬레이션 프로세스 (Escalation Process)

 

자동차 부품 개발에는 일정 지연 및 품질 불만족등 많은 위험 요소들이 포진하고 있습니다. 그 위험요소들은 부품개발에 어느 정도의 리스크를 안고 있을까요? 담당자 선에서 해결할 수도 있지만 혹시 그렇지 못하고 2~3일 지연될 수도 있는 문제가 있다고 합시다. 또는 이번주내로 입고되어야 할 신규 설비가 있는데 그 회사가 부도가 나 언제 설비가 입고 될지 알 수 없는 상황을 담당자가 인지했다고 합시다. 모두 같은 기준으로 팀장에게만 보고하면 될까요? 또, 이것을 보고받은 팀장은 어느 선까지 보고해야 할까요? 이러한 여러 상황에서 그 기준이 없다면 각각의 상황마다 담당자와 팀장은 우왕좌왕하며 어떻게 해야 할지 고민하며 헤매게 될 것입니다.

 

이러한 관점에서 에스컬레이션 프로세스는 아래와 같은 사항들을 충족해야 합니다.

 

- 고객의 요구사항을 충족시켜야 합니다.

- 전체 개발일정에 영향을 미치는 계획 대비 이탈에 대하여 리스크별 보고 유형을 갖추어야 합니다.

  이러한 리스크는 확인 및 평가되고 적절히 조치되어 감소됩니다.

- 각각의 기준이 정해지고 책임과 권한이 명시되며 이탈이 발생하면 조치를 취해야 합니다.

 

상기 내용들을 실무에 적용하면 에스컬레이션 프로세스는 다음의 내용들을 포함해야 합니다.

 

- 부품 개발 진행시 발생하는 이슈들에 대하여 리스크별 보고 단계를 구분하고 조치기준이 필요하며 의사결정권자가 정해져 있어야 합니다.

- 의사결정권자는 프로젝트 조직 구성 시 작성한 MDT 조직 도내 명시되어 있어야 합니다.

- 정기적인 MDT 회의로 오픈 이슈가 도출되고 도출된 이슈는 Open Issue List에 등록하여 종료될 때까지 Follow up 되어야 합니다.

- 부품 개발 진행시 도출된 Open Issue 현황은 최소 월 단위로 경영진에게 보고하고 피드백받아야 합니다.

- 투자지연으로 인하여 프로젝트 일정에 영향을 미칠 수 있는 사항은 내부 보고는 물론 고객에게도 보고해야만 합니다.

  여기서 투자지연이라 함은 금형, 지그 등의 제작, 생산설비, 검사 시험 평가설비 등 프로젝트 계획 시 수립된 투자계획을 뜻합니다.

 

특히나 투자에 관련된 내용은 개발 담당자 혼자 감당할 수 없는 부분으로, 필요시 내부 경영진은 물론, 고객에게도 내용 공유하여 차질을 빚지 않도록 조치하고 예기치 못한 이슈가 발생하더라도 최대한 빠른 보고 및 조치로 대안을 마련하여야 합니다.

 

리스크별 보고절차 예시

 

상기 예시는 개발 일정에 얼마나 영향을 미치는가 하는 위험도에 따라 순위를 매기고 각 순위에 따라 보고자와 조치사항의 기준을 수립하였습니다.

 

예를 들면 해당 프로젝트를 진행함에 있어 확보되어야 하는 자원이 계획대비 2주이상 지연되는것이 확인되었다면 상기 표 기준으로 위험도 D 에 해당합니다. 다만 후속 Milestone (후속 Event)에 영향이 없다는 전제하에 말입니다. 예상되는 개발 품질문제는 시작품의 일반 특성의 부적합이며 이 때 최종 보고는 PM (Project Manager) 까지이고 보고자는 MDT 조직이 됩니다.

만일 자원 확보계획이 4주이상 지연된 것이 확인되었다면 상기 표 기준 위험도는 B 입니다. 자원의 확보에 매우 중요한 Critical Path 의 지연으로 선행양산 부품의 일반 특성이 부적합할 가능성이 있으며 최종 보고는 조직 CEO와 고객에게 하여야 하며 이때 보고자는 조직의 임원이 됩니다.

혹 자원 확보계획이 2주가량 지연되는것을 확인하였는데 그 영향으로 프로젝트의 후속 Milestone (Event)에 영향을 미치게 된다면 이것은 위험도 D일까요, C일까요? 모든 위험도는 보수적으로 관리되어야 하기에 이러한 경우 위험도를 C로 가져가는 것이 합리적일 것입니다.

 

모든 내용은 Open Issue List 에 등록하여 관리하여야 하며 각각의 변경관리는 고객 요구사항에 따르도록 되어 있습니다. 단순한 문제는 업체에서 해결방안을 고객에게 제시하고 고객이 승인하는 형식을 띄게 되겠지요. 중요한 문제라면 고객의 별도 요구사항이 발생할수도 있을 것입니다.

이러한 기준이 에스컬레이션 프로세스에 포함되어 그 실적을 확인할 수 있는 산출물을 보유하고 있다면 리스크 관리와 보고절차를 모두 확보, 만족하고 있다고 보아야 할 것입니다.

 

다음 포스팅에서는 제품과 공정의 개발 계획에 대하여 다루어 보도록 하겠습니다.