변경점 관리 - 놓치기 쉬우나 반드시 해야 하는 것!

자동차 부품을 개발하면서 변경점 관리는 프로세스를 숙지하지 못한 상태에서는 놓치기 쉬운 포인트중 하나입니다. 자동차 부품 개발 프로세스에 대한 이해 없이는 내, 외부 요인에 의하여 발생하는 각종 변경점에 대하여 별도 기록관리가 필요하다는 사실을 생각지 못할 가능성이 크기 때문입니다.

또한 모든 업무는 원래 고객이 최초 요구한 부품의 개발이라는 목표를 향하여 진행되기 때문에 고객의 요구로 인한 설계변경이라든가 또는 그 설계변경을 만족하기 위해 업체에서 기존과 다르게 변경 진행하여야 할 부분이 있을 시 이미 고객 요구사항의 충족이라는 당위성을 획득하고 있기 때문이기도 합니다.

 

그러나 일례로 든 이와 같은 상황을 포함하여 모든 변경점은 아래와 같은 내용으로 기록, 관리되어야 합니다.

 

변경점 관리

 

- 변경관리는 고객사, 사내, 협력사 어디에서 발생하던 그 모두를 포함하여야 합니다.

- 변경관리 프로세스 절차를 보유하여야 합니다.

- 변경관리대장 또는 전산 시스템을 통하여 기록관리 되어야 합니다.

- 변경 내용이 반영된 프로젝트 일정으로 업데이트 하여야 합니다.

- 품질에 영향을 미치는 변경점 발생시 반드시 품질부서에 의해 합, 부 판정 및 승인이 이루어져야 하며 검증과정에는 개발과 생산 또는 생기가 함께 참여해야만 합니다. 또한 그 평가 결과는 문서화되어야 합니다.

 

변경관리대장에 기록관리 하여야 하는 항목은 다음과 같습니다.

- 변경내용, 내부 승인일자, 고객 승인 요청 일자, 고객 승인일, 변경사항 적용일, 초도품 납품일.

상기 항목을 살펴보면 고객 승인전에는 변경내용이 적용되거나 적용된 제품을 납품할 수 없음을 알 수 있습니다. 변경이 적용된 일련의 표준류도 함께 갱신되어야 함은 물론입니다.

 

변경관리대장의 양식은 4M 변경대장을 사용할 수 있습니다.

또는 OPNE ISSUE LIST 를 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 개발 초기 단계에서는 많은 이슈들이 도면에 반영되지 않는 채로 발생될 수 있기 때문에 이력을 관리할 수 있는 OPEN ISSUE LIST 가 활용도 면에서는 더 낫지 않나 하는 생각입니다. 해당 서식은 진행사항에 대하여 G/Y/R로 표기하여 해결/해결중/미해결 로 Follow up 할 수 있도록 하고 있어 이슈의 누락이나 방치를 사전에 예방할 수 있습니다.

 

 

상기 예시 양식을 보면 첫번째 Issue 란에 발생한 이슈를 기재합니다. 이슈가 발생하였으니 해결 방안을 모색하여 기록해야 겠지요. 이 때 그 해결 방안의 책임이 고객에게 있으면 '고객'란에, 업체에 있으면 '업체'란에 표기합니다. 그리고 해당 이슈가 발생하여 Open Issue List에 등록한 날짜를 기재하고 완료예정일자를 기록합니다. 이때까지는 진행사항이 R (Red) 이거나 Y (Yellow) 일 것입니다. 

Open Issue 에 등록되었으니 종료될때까지 Follow up 하여야 합니다. 주기적으로 모니터링하여 진행상황을 기록하고 완료되면 실제 완료일자를 기록하고 G (Green) 처리하여 종결하는 것입니다.

 

이렇게 작성하다보면 최초 도출하였던 해결방안과는 그 방향이 다르게 흘러갈 수도 있습니다. 처음 모색하였던 해결방안을 목표로 업무를 진행하였는데 진행과정에서 불합리한 내용이 발생할수도 있고 현실적으로 실현이 되지 못할 수도 있기 때문입니다. 만일 이런 상황이 발생한다면 이것 역시 변경점이 발생한 것으로, 조직 내부와 고객에게 공유하여 또다른 해결 방안을 협의, 진행하여야 합니다. 

 

결국 Open Issue List는 하나의 Issue를 시작으로 종결될때까지 계속 내용을 바꿔가며 Tree 를 엮는 방식으로 작성해 나가게 됩니다.

변경점 관리의 책임과 권한

 

기 구성한 프로젝트 조직내에는 변경점을 관리하는 담당자가 지정되어 있어야 합니다.

일반적으로 개발 담당자로 지정되는 경우가 많습니다. 이는 사내뿐만 아니라 협력업체도 마찬가지입니다.

사내에서의 변경내용의 최종 승인권자는 프로젝트 리더 (PM_Project Manager)이나 만일 PM 의 권한을 넘는 변경사항이라 판단된다면 경영진에 의해 최종 승인이 이루어져야 합니다.

변경 승인 담당자는 고객이며 가능한 승인 내용을 문서로 남겨 놓는것이 좋습니다. 대표적인 고객의 승인물로는 변경점이 반영된 도면, 참석자 사인이 되었거나 고객이 발송한 회의록, 메일 등을 들 수 있습니다.

 

변경점 관리 프로세스에 대한 이해를 바탕으로 실무 진행 시 해당 업무에 대한 기록관리에 소홀함이 없도록 하시기 바랍니다.